壞習(xí)慣1、在一封郵件中包含多個(gè)話題

將多個(gè)話題包含在一封郵件中能夠讓你減少發(fā)送的次數(shù)，也可以減少企業(yè)郵件的流量以及數(shù)量。然而，你的接收者可能就會(huì)因此忽略了一個(gè)或多個(gè)話題。所以還是讓每封企業(yè)郵件中只包含一個(gè)話題。在一封企業(yè)郵件中只包含一個(gè)話題可以使溝通更有效。

壞習(xí)慣2、更改了話題卻沒(méi)有更改主題

你是否有看到過(guò)一些標(biāo)明一件商品正在出售的廣告，而進(jìn)入了商店后卻發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)售空了呢?商店其實(shí)是給了你一張延期票，因?yàn)樗膹V告內(nèi)容實(shí)際上已經(jīng)是過(guò)期了。在過(guò)去，商店通常都會(huì)試圖說(shuō)服你購(gòu)買其它的東西來(lái)代替，也就是一種“誘餌推銷”的方式。企業(yè)郵件用戶則更經(jīng)常地蒙受這種“誘餌推銷”，而之所以這樣的原因大都是出于懶惰。

例如，當(dāng)你向一個(gè)同事發(fā)送一則主題為A的通知，這個(gè)同事之后則需要向你發(fā)送主題為B的通知。然而，它沒(méi)有創(chuàng)建一封新郵件，標(biāo)明“主題B”，而是直接回復(fù)你，在文中才提到關(guān)于主題B的事，但此時(shí)的主題上所寫的仍然是“主題A”。

這確實(shí)令人煩惱不是嗎?當(dāng)你發(fā)送企業(yè)郵件的時(shí)候，請(qǐng)確定你的主題與實(shí)際的內(nèi)容是相匹配的。如果你要通過(guò)回復(fù)來(lái)發(fā)送通知，那么請(qǐng)將主題更改為匹配實(shí)際話題的字句。

壞習(xí)慣3、含糊或者是缺少主題

當(dāng)我們?cè)跔?zhēng)一場(chǎng)官司的時(shí)候，我們也應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔地歸納到一項(xiàng)條例來(lái)為自己辯護(hù)。對(duì)于企業(yè)郵件來(lái)說(shuō)，也是同樣的道理。你應(yīng)該讓收件人能夠很容易地明白你的郵件是什么內(nèi)容。如果你想大多數(shù)人那樣，有一個(gè)文件筐總括你收到的郵件，可能會(huì)根據(jù)日期、發(fā)件人或者是主題來(lái)歸類，那么你難道不會(huì)希望能夠通過(guò)主題就能夠得知簡(jiǎn)要的信息嗎?如果能這樣的話那么發(fā)件人就是為你節(jié)約了時(shí)間。

換一個(gè)角度來(lái)說(shuō)，你所收到的郵件中，有多少是沒(méi)有主題或者是對(duì)方所標(biāo)示的主題是像“你要的電話號(hào)碼”這樣的呢?為什么發(fā)件人不能在主題中清楚地寫明“電話號(hào)碼是xxx-xxxxxxxx”呢?當(dāng)你在發(fā)送企業(yè)郵件給一個(gè)特定的人時(shí)，請(qǐng)?jiān)谥黝}中給出事件的詳情，再加上名字。

例如，當(dāng)你想說(shuō)張三升職這件事，你可以在主題中寫道“張三升職了”。如果你發(fā)送郵件時(shí)在主題中只寫道“張三”，那么收件人也許就會(huì)誤認(rèn)為是張三所發(fā)送的郵件?？傊粋€(gè)清楚明了的郵件主題，就可以為收件人省卻不少麻煩。

壞習(xí)慣4、輕率地對(duì)所有人回復(fù)

在你按下“回復(fù)所有”前，先確定你是否真的需要這么做。真的每個(gè)人都需要看到你的回復(fù)嗎?你的回復(fù)對(duì)所有人都是有益的嗎?或者說(shuō)你是否僅僅是發(fā)送了一個(gè)私人的回復(fù)或者只是一個(gè)關(guān)于發(fā)件人的個(gè)人問(wèn)題呢?在這些情況下，你只需要做簡(jiǎn)單的“回復(fù)”就可以了。否則，你的一些私人的爭(zhēng)論就可能變成公眾皆知的尷尬信息。

請(qǐng)注意，如果你收到一封郵件是因?yàn)槟闶悄硞€(gè)群組中的成員，那么當(dāng)你點(diǎn)擊“回復(fù)”時(shí)也會(huì)將郵件發(fā)送給群組中的所有人。

壞習(xí)慣5、未經(jīng)思考就發(fā)送

當(dāng)你年幼的時(shí)候，你的母親也許有告訴過(guò)你，在對(duì)一個(gè)人作出回應(yīng)之前心里先默數(shù)三聲。為什么她要那么說(shuō)呢?因?yàn)樗溃绻唤?jīng)思考就回答的話可能會(huì)引發(fā)一些問(wèn)題。請(qǐng)確保你所要說(shuō)的確實(shí)就是你所寫的東西，人們可能會(huì)根據(jù)你的字句來(lái)自行理解你的意思。通過(guò)企業(yè)郵件所開的玩笑很可能會(huì)比當(dāng)面這么做要造成更大的誤解。

另外，請(qǐng)小心謹(jǐn)慎，不要太快對(duì)一封讓你不悅的企業(yè)郵件作出回應(yīng)。一個(gè)愚蠢的人才會(huì)當(dāng)即表現(xiàn)他的不滿，而智者總是能夠?qū)⒁恍┬呷韬雎?。出于法律因素，在發(fā)送郵件前你也需要經(jīng)過(guò)思考。企業(yè)郵件能夠被律師“發(fā)現(xiàn)”，作為一方提出訴訟的證據(jù)。也就是說(shuō)，你在企業(yè)郵件中所寫的內(nèi)容可能落入一些律師的手中，成為審判時(shí)的證據(jù)。因此在你發(fā)送一封企業(yè)郵件之前，想象自己是處在一個(gè)證人的立場(chǎng)，正在提供證詞。

總之，如果你還不知道發(fā)送企業(yè)郵件時(shí)要警惕哪些壞習(xí)慣，不妨參考一下上面的內(nèi)容。在這里，小編建議大家能夠立即認(rèn)識(shí)到這些問(wèn)題，這樣就能夠很輕易地將它們改正。