1、會前籌劃

確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選

會前通知：通知參會人員

方式：電話通知或書面通知

內(nèi)容：時間、地點、參加人員范圍、會議內(nèi)容、會期、報到地點、要求（筆記等）

注意：通知后需落實有關負責人是否收到，并及時記錄

2、確定后參會人

統(tǒng)計制作參會人員名單，包括參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務，并后按照其職務統(tǒng)計分類；

統(tǒng)計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送，詳細寫清楚參會人員所屬區(qū)域、姓名、性別、職務、電話；

聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間

預定房間（數(shù)量、類型、時間、價格）

3、聯(lián)系會議室

會議廳（容量、時間、設備、價格）

4、餐飲安排

是否需要在會議時準備茶點，是否需要在會后安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌

5、會議準備材料：

（1）領導講話稿；

（2）發(fā)放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他文件、房卡等；

（3）會議設備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設備；

6、場地布置：

會議橫幅

主席臺的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個團隊一個區(qū)域。

燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場調(diào)試的人員，會場都要作好安排！（設備準備2套以上）

如果發(fā)放獎品：要提前準備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？

非常重要的會議，請速記員。

國際性會議，準備同音翻譯。

7、支出預算：文件資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關設備及現(xiàn)場布置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結(jié)尾概算一下。

8、部門分工