人類擁有璀璨的文化典籍，其中檔案文獻浩瀚瑰麗。自進入文明時期以來的幾千年中，由于社會生活日新月異，檔案內容日益豐富，檔案的形態(tài)和名稱也不斷地發(fā)展變化。考察檔案形態(tài)、種類的演變，對于研究人類歷史，了解檔案的產(chǎn)生和發(fā)展規(guī)律，以及檔案的性質和特點等具有重要的學術價值。

由于無酸紙采用國際上先進的AKD中性施膠工藝.無酸腐蝕，使檔案可以長期保存.不變質.不褪色.具有防蟲.防

霉等特點，對裝訂在盒子內的檔案文件沒有腐蝕破壞，使用方便，全國都在逐步無酸紙檔案盒替換掉過去老式笨重的紙板檔案盒。

牛皮紙檔案盒分類:

牛皮紙檔案盒是檔案裝訂管理中常用的檔案盒類型。

舊時花梨木大檔案盒

舊時花梨木大檔案盒

牛皮紙檔案盒分為：無酸紙檔案盒和進口紙檔案盒，無酸紙檔案盒是國家檔案局推廣使用的檔案盒類型，由于其不含酸性，對檔案有防蟲，防霉的特性，同時對檔案的長期保持是比較好的，常用的無酸紙檔案盒為680克制作的比較多；進口牛皮紙檔案盒，采用的是美國（俄羅斯）進口牛皮紙，由于進口紙采用的純木漿制作，進口紙檔案盒的紙質更加堅挺、而且有良好的韌性，同時對檔案保存也是比較好的

紙質檔案文文件在進行整理時要明確幾種情況，下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:

正本與定稿作為一件;法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);具有保存價值的檔案盒文件處理單應與正文作為一件;原件與復印件或手抄件,應作為一件;轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件,應作為一件;報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;回復性文件在前,報請性文件在后;結論性材料在前,依據(jù)性材料在后;漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.

文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結,預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

跨年度形成的文件

機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結案年;跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;法規(guī)性文件,歸入公布的年度;跨年度的計劃歸開始年;跨年度的總結歸后一年,等等.

幾份文件作為一件時,"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,正本與定稿為一件,以正本為準;正文與附件為一件,以正文為準;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文為準;來文與復文為一件,以復文為準;多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.

無落日期的文件要標注日期

此類情況見于內部文件,需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.