盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等，整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。進(jìn)行歸檔文件整理工作時，如某份文件須說明的內(nèi)容較復(fù)雜，目錄備注項(xiàng)中填寫不下，也可在備考表中詳細(xì)說明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號標(biāo)示。

收集是檔案工作的起點(diǎn)。機(jī)關(guān)檔案部門對檔案的收集主要是做好機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔工作。收集的檔案要求做到：應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整;文體按其內(nèi)容的關(guān)系，合并整理立卷;對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，進(jìn)行初步的分類整理。檔案管理一般包括全宗、分類、案卷的編立和排列、編制案卷目錄等內(nèi)容。全宗即機(jī)關(guān)的全部檔案，一個機(jī)關(guān)只能有一個全宗;分類就是把全宗內(nèi)的檔案按一定的方法進(jìn)行分門別類;案卷的編立包括立卷、卷內(nèi)文件的整理、案卷的裝訂和案卷封面的編目等工作。

根據(jù)檔案盒印刷加工訂做的檔案盒時的印，直接折疊。就可以折成圖片中的樣子。在檔案盒內(nèi)存放資料用白帶直接系上。能更好的固定檔案盒。左側(cè)的蓋子是用松緊帶和插簽包裝。右邊的蓋子能固定兩邊的耳朵。把文件穩(wěn)定的固定在檔案盒中間。更容易存放和方便取閱。

按照國家檔案盒對檔案盒尺寸的要求訂做，國標(biāo)檔案盒尺寸大小為：310mm×220mm，脊背寬度的設(shè)置根據(jù)檔案不同，有10mm-100mm之間十種；封底尺寸同封面尺寸。封底三邊(上、下、翻口處)要另有70mm寬的折疊紙舌；材質(zhì)是采用國產(chǎn)或者進(jìn)口350克無酸紙印制。