在整理文書檔案時，分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據(jù)年度、機構或問題、保管期限三個因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應位置的過程。

檔案數(shù)字化是什么意思？

在我國，早給“檔案數(shù)字化”下定義的人，是李筱春。他給檔案數(shù)字化下的定義是：檔案數(shù)字化是指計算機數(shù)字化技術在檔案信息領域的應用。

檔案數(shù)字化包括兩個方面的內容能夠：一個是把傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)字化；另一個是把數(shù)字化的檔案信息還原成傳統(tǒng)的檔案信息。

前者是將傳統(tǒng)的檔案信息輸入計算機，后者是將數(shù)字化的檔案信息由計算機輸出給用戶。

此后，也涌現(xiàn)了一批給檔案數(shù)字化下定義的人。這些對于檔案數(shù)字化的表述，大致可以概括為2點。檔案數(shù)字化與計算機技術相關。第二檔案數(shù)字化是將其它載體的檔案轉化為數(shù)字化信息。

在我國，早給“數(shù)字檔案”下定義的，是宋巖。他給數(shù)字檔案下的定義是：數(shù)字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。

從記錄方式來說，數(shù)字檔案是用計算機語言，將歷史記錄數(shù)據(jù)化的形式來記錄的。

從載體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體。

對于數(shù)字檔案的定義，不同的人也有不同的認知。有人認為數(shù)字檔案是歸檔電子文件，也有人認為數(shù)字檔案是館藏檔案的數(shù)字化信息，還有人認為兩者都是。

如何能使這些的珍貴檔案為公眾有效利用，充分發(fā)揮其價值呢，檔案數(shù)字化是解決這一難題的根本途徑。檔案數(shù)字化加工是指利用掃描儀等設備對傳統(tǒng)紙質檔案經過檔案整理、檔案掃描、數(shù)據(jù)處理與掛接、光盤刻錄、著錄、裝訂等流程，實現(xiàn)檔案電子化的處理過程。