檔案，作為社會活動中直接形成的有價值歷史記錄，是機關單位履行職能、開展業(yè)務活動的重要產物。這些記錄，經過收集與規(guī)范，方能轉化為真正意義上的檔案。那么，對于新手檔案員而言，如何有效地整理這些檔案呢？

檔案數字化加工整理的流程大致包括以下幾個步驟：

1.檔案整理與分類：按照相關歸檔范圍和分類表，對檔案進行歸檔和分類，并根據文件材料形成的規(guī)律和聯系排列文件先后順序。

2.目錄著錄與掃描：根據整理需求，編制歸檔文件目錄，并使用掃描儀對紙質檔案進行掃描，將圖像信息轉換為數字信號。

3.圖像處理與數據質檢：對掃描后的圖像進行增強、去噪、糾偏等處理，確保圖像的清晰度和可讀性。同時，對錄入的數據信息進行詳細檢查，確保信息的準確性。

4.數據掛接與存儲：將處理后的圖像文件與目錄信息進行掛接，存儲在計算機信息庫中，并備份保存。同時，建立嚴格的權限管理體系，防止數據泄露和濫用。

簡而言之，檔案數字化加工就是將紙質檔案轉換為電子檔案進行保存。這一過程需遵循國家局頒布的《紙質檔案數字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）標準，包含數字化前處理、目錄數據庫構建、檔案掃描、圖像后期處理、數據掛接以及數字化成果的驗收與移交等多個關鍵環(huán)節(jié)。

數字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進程，網絡化辦公與無紙化辦公的出現，各機構生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。

另一部分就是館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統(tǒng)檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描儀等技術手段轉化為數字化的信息。

數字化檔案的定義，目前不同的人有不同的認知。一部分人認為數字化檔案是電子文件歸檔后的產物。另一部分人認為數字化檔案是傳統(tǒng)檔案數字化后形成的數字化形式的檔案。還有一部分人認為前兩者都是。