什么是文書檔案？文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

在整理文書檔案時(shí)，分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據(jù)年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限三個(gè)因素，形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后，將其放置到相應(yīng)位置的過程。

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如何能使這些的珍貴檔案為公眾有效利用，充分發(fā)揮其價(jià)值呢，檔案數(shù)字化是解決這一難題的根本途徑。檔案數(shù)字化加工是指利用掃描儀等設(shè)備對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過檔案整理、檔案掃描、數(shù)據(jù)處理與掛接、光盤刻錄、著錄、裝訂等流程，實(shí)現(xiàn)檔案電子化的處理過程。