銅質(zhì):銅材質(zhì)地堅硬、密度高,刻制時能呈現(xiàn)字體和圖案的細(xì)節(jié),線條清晰銳利,不易磨損變形。由于銅章質(zhì)感厚重,且經(jīng)過氧化后會形成獨特的色澤(如古銅色),視覺上辨識度強,同時銅章的金屬光澤也使其在蓋章時與紙張形成明顯反差,印記清晰易識別。
玉石(如翡翠、瑪瑙等):玉石材質(zhì)通透溫潤,具有獨特的天然紋理和色澤(如綠色、紅色、白色等),本身就具有較高的視覺辨識度。由于玉石硬度適中,刻制時能保留精細(xì)的字體細(xì)節(jié),蓋章后印記清晰,且玉石章的質(zhì)感和光澤在視覺上極具獨特性,容易與其他材質(zhì)的印章區(qū)分。
嚴(yán)格使用審批,留存使用痕跡
建立用印審批制度:任何使用合同章的行為,必須經(jīng)過規(guī)范的審批流程。例如:
由業(yè)務(wù)部門提交《用印申請單》,注明合同名稱、簽約方、用印頁數(shù)、用印原因等信息;
經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門(或合規(guī)部門)對合同內(nèi)容合規(guī)性審核后,報企業(yè)負(fù)責(zé)人(或授權(quán)人)審批;
審批通過后,保管人方可蓋章,嚴(yán)禁 “先蓋章后審批” 或 “無審批蓋章”。
全程記錄留痕:
用印時,保管人需核對合同內(nèi)容與審批單信息是否一致,確認(rèn)無誤后在指定位置蓋章;
建立《合同章使用登記臺賬》,詳細(xì)記錄每次用印的日期、合同名稱、簽約方、用印數(shù)量、審批人、經(jīng)辦人、保管人等信息,必要時留存合同復(fù)印件或掃描件存檔;
蓋章過程可通過監(jiān)控錄像記錄(如在保管地點安裝攝像頭),便于后續(xù)追溯。
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