準(zhǔn)備材料：通常需要營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件、法人身份證原件及復(fù)印件。如果委托他人辦理，還需提供法人授權(quán)委托書(shū)及被委托人身份證原件及復(fù)印件。不同地區(qū)可能要求略有差異，如佛山地區(qū)還需要刻章申請(qǐng)書(shū)或委托書(shū)等。

刻制印章：審核通過(guò)后，刻章單位會(huì)根據(jù)規(guī)定的樣式、尺寸和材質(zhì)進(jìn)行法人章刻制，刻制過(guò)程中會(huì)采用符合規(guī)定的工藝，以保證印章質(zhì)量和性。

嚴(yán)格使用審批，留存使用痕跡

建立用印審批制度：任何使用合同章的行為，必須經(jīng)過(guò)規(guī)范的審批流程。例如：

由業(yè)務(wù)部門(mén)提交《用印申請(qǐng)單》，注明合同名稱(chēng)、簽約方、用印頁(yè)數(shù)、用印原因等信息；

經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門(mén)（或合規(guī)部門(mén)）對(duì)合同內(nèi)容合規(guī)性審核后，報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）審批；

審批通過(guò)后，保管人方可蓋章，嚴(yán)禁 “先蓋章后審批” 或 “無(wú)審批蓋章”。

全程記錄留痕：

用印時(shí)，保管人需核對(duì)合同內(nèi)容與審批單信息是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后在指定位置蓋章；

建立《合同章使用登記臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄每次用印的日期、合同名稱(chēng)、簽約方、用印數(shù)量、審批人、經(jīng)辦人、保管人等信息，必要時(shí)留存合同復(fù)印件或掃描件存檔；

蓋章過(guò)程可通過(guò)監(jiān)控錄像記錄（如在保管地點(diǎn)安裝攝像頭），便于后續(xù)追溯。

強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，防范濫用與偽造

定期核查與盤(pán)點(diǎn)：

每月或每季度對(duì)合同章進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保實(shí)物與登記記錄一致，核對(duì)使用臺(tái)賬與實(shí)際合同是否匹配，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)排查；

若發(fā)現(xiàn)合同章遺失、被盜，需立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并發(fā)布聲明（如登報(bào)或通過(guò)企業(yè)官網(wǎng)公告），聲明該印章失效，避免他人冒用。

技術(shù)防偽措施：

選擇正規(guī)刻章機(jī)構(gòu)，使用帶有防偽編碼、防偽圖案（如隱形紋、微縮文字）或芯片的合同章，提高偽造難度；

部分地區(qū)支持印章備案查詢(xún)，可在公安機(jī)關(guān)官網(wǎng)或政務(wù)平臺(tái)查詢(xún)印章的備案信息，驗(yàn)證真?zhèn)巍?

禁止 “空白用印”：嚴(yán)禁在空白合同、空白紙張上加蓋合同章，避免被他人擅自填寫(xiě)內(nèi)容后引發(fā)法律糾紛。