準(zhǔn)備材料：通常需要營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件、法人身份證原件及復(fù)印件。如果委托他人辦理，還需提供法人授權(quán)委托書(shū)及被委托人身份證原件及復(fù)印件。不同地區(qū)可能要求略有差異，如佛山地區(qū)還需要刻章申請(qǐng)書(shū)或委托書(shū)等。

準(zhǔn)備材料：

企業(yè)、個(gè)體工商戶(hù)：需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件（驗(yàn)原件），法人（負(fù)責(zé)人）、經(jīng)辦人的身份證件（中國(guó)內(nèi)地居民二代身份證等，如法人本人申辦，無(wú)需提交經(jīng)辦人身份證），刻章申請(qǐng)書(shū)或委托書(shū)（由法人簽名）。若刻制合同專(zhuān)用章，還需提供開(kāi)戶(hù)許可證。

國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體：需提供省、市（區(qū)）編制委員會(huì)、政府文件、批文或本部門(mén)上一級(jí)主管單位的有關(guān)文件、有效憑證，單位負(fù)責(zé)人身份證件，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人身份證件及單位負(fù)責(zé)人授權(quán)委托書(shū)（非單位負(fù)責(zé)人辦理業(yè)務(wù)時(shí)提供）。

規(guī)范保管流程，限制接觸范圍

專(zhuān)人專(zhuān)管：指定責(zé)任心強(qiáng)、崗位穩(wěn)定的專(zhuān)人（如行政主管、法務(wù)專(zhuān)員等）負(fù)責(zé)合同章的日常保管，明確保管人的職責(zé)與責(zé)任，避免多人接觸或隨意交接。

物理防護(hù)：將合同章存放在帶鎖的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ贸閷现?，鑰匙 / 密碼由保管人單獨(dú)持有，非工作時(shí)間嚴(yán)禁隨意放置。如需臨時(shí)交接，需通過(guò)書(shū)面登記（如《印章交接記錄表》）明確交接人、接收人、時(shí)間及用途，避免 “無(wú)記錄流轉(zhuǎn)”。

禁止帶出：原則上合同章不得帶出企業(yè)辦公場(chǎng)所，確因特殊情況（如異地簽約）需帶出的，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人書(shū)面審批，由兩人以上共同攜帶，并全程監(jiān)督使用，返回后立即歸還并登記使用情況。

明確責(zé)任與追責(zé)，加強(qiáng)人員管理

簽訂保管責(zé)任書(shū)：保管人與企業(yè)簽訂《印章保管責(zé)任書(shū)》，明確保管不當(dāng)、違規(guī)用印的責(zé)任（如賠償損失、紀(jì)律處分等），增強(qiáng)保管人的責(zé)任意識(shí)。

定期培訓(xùn)與監(jiān)督：對(duì)保管人、審批人、經(jīng)辦人進(jìn)行法律知識(shí)培訓(xùn)，明確合同章使用的法律風(fēng)險(xiǎn)（如擅自用印可能導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)合同義務(wù)）；同時(shí)，由企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或法務(wù)部門(mén)定期檢查合同章管理流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)漏洞及時(shí)整改。