檔案文獻(xiàn)回收的登記和記錄是確?；厥者^程可追溯、文獻(xiàn)信息完整留存的核心環(huán)節(jié)，需形成系統(tǒng)化的文字、影像等記錄體系，貫穿回收全流程。具體操作如下：
一、登記記錄的核心原則
全程性：從前期接觸到終入庫，每個(gè)環(huán)節(jié)均需記錄，形成 “閉環(huán)追溯鏈”。
準(zhǔn)確性：信息需與實(shí)物一致，避免模糊表述（如 “約 10 頁” 需改為 “共 8 頁，缺第 3 頁”）。
規(guī)范性：使用統(tǒng)一表格、編碼規(guī)則，確保不同操作人員記錄格式一致。
保密性：對涉及個(gè)人隱私、敏感內(nèi)容的文獻(xiàn)（如私人書信、未公開手稿），記錄中需標(biāo)注保密等級，限制查閱權(quán)限。
二、分階段登記記錄內(nèi)容與方式
（一）前期接觸階段：線索登記
針對初步摸排到的檔案文獻(xiàn)線索，建立《檔案文獻(xiàn)回收線索登記表》，內(nèi)容包括：
基礎(chǔ)信息：線索提供者姓名 / 單位、聯(lián)系方式、反饋時(shí)間、文獻(xiàn)存放地點(diǎn)。
文獻(xiàn)概況：文獻(xiàn)類型（如清代契約、民國報(bào)紙、照片相冊）、數(shù)量（件 / 冊 / 張）、預(yù)估年代、載體材質(zhì)（棉紙 / 膠片 / 金屬）、保存狀態(tài)（完好 / 霉變 / 蟲蛀 / 撕裂）。
來源說明：線索提供者所述文獻(xiàn)來源（如 “”“舊貨市場購買”“單位舊檔案”）、是否知曉合法權(quán)屬。
處理意見：評估小組初步判斷（“需優(yōu)先跟進(jìn)”“價(jià)值較低暫不回收”“疑似非法來源，轉(zhuǎn)法務(wù)核查”）、跟進(jìn)人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。
記錄方式：電子表格（可實(shí)時(shí)更新）+ 線索提供者簽字確認(rèn)的紙質(zhì)版（若為個(gè)人提供）。
（二）回收實(shí)施階段：交接與權(quán)屬登記
現(xiàn)場清點(diǎn)記錄
回收人員與持有者共同清點(diǎn)文獻(xiàn)，填寫《檔案文獻(xiàn)現(xiàn)場清點(diǎn)單》，逐項(xiàng)記錄：
編號：為每件 / 套文獻(xiàn)臨時(shí)編 “回收序號”（如 “HS2023001-001”，HS 代表 “回收”，2023 為年份，后三位為批次，后三位為該批次內(nèi)序號）。
文獻(xiàn)詳情：名稱（如 “1950 年 XX 縣土地改革通知書”）、具體數(shù)量（如 “1 冊，內(nèi)頁 28 張，含附圖 1 張”）、特征描述（如 “封面紅色，蓋有 XX 政府公章，第 5 頁有撕裂”）、附屬物（如 “原存放于木箱，內(nèi)有防潮紙”）。
狀態(tài)佐證：現(xiàn)場拍攝文獻(xiàn)正反面、破損處、標(biāo)記處的照片 / 視頻，與清點(diǎn)單關(guān)聯(lián)存檔（電子文件夾按序號命名）。
記錄方式：一式兩份紙質(zhì)清點(diǎn)單（回收方與持有者簽字確認(rèn)）+ 電子掃描件 + 影像資料。
權(quán)屬轉(zhuǎn)移登記
根據(jù)回收方式（捐贈 / 收購 / 寄存），簽訂對應(yīng)協(xié)議并登記：
捐贈：《檔案文獻(xiàn)捐贈協(xié)議》需注明捐贈者信息、文獻(xiàn)清單（關(guān)聯(lián)清點(diǎn)單編號）、自愿捐贈聲明、機(jī)構(gòu)承諾（如 “保管，合理利用時(shí)注明捐贈者”），附捐贈者身份證明復(fù)印件。
收購：《檔案文獻(xiàn)收購協(xié)議》需增加評估價(jià)值、付款方式及時(shí)間、權(quán)屬轉(zhuǎn)移時(shí)間，附評估報(bào)告、持有者身份證明、文獻(xiàn)來源合法性證明（如繼承公證、機(jī)構(gòu)處置決議）。
寄存：《檔案文獻(xiàn)寄存協(xié)議》需明確寄存期限、保管責(zé)任、利用權(quán)限（如 “僅寄存者可申請查閱”）、取回條件，附寄存者身份證明。
依法追索：由司法 / 行政部門出具《檔案文獻(xiàn)追索決定書》《扣押清單》等，記錄追索過程、法律依據(jù)、交接單位（如公安部門）及經(jīng)辦人。
記錄方式：協(xié)議原件歸檔，關(guān)鍵頁掃描存入電子檔案，與文獻(xiàn)編號綁定。
（三）接收處理階段：入庫與狀態(tài)記錄
文獻(xiàn)移交至檔案機(jī)構(gòu)后，由接收部門（如保護(hù)修復(fù)室）進(jìn)行登記，填寫《檔案文獻(xiàn)接收登記表》：
接收信息：接收日期、接收人、運(yùn)輸方式（如 “專車運(yùn)輸，恒溫箱保存”）、與回收人員的交接確認(rèn)。
初步檢測記錄：
污染情況：是否有霉菌、蟲卵、異味（如 “紙張表面有霉斑，檢測為青霉屬”）。
破損程度：按 “完好 / 輕微破損 / 嚴(yán)重破損 / 瀕?！?分級，詳細(xì)描述（如 “膠片檔案邊緣卷曲，部分畫面褪色”）。
特殊處理需求：如 “需立即冷凍殺蟲”“紙張酸性超標(biāo)，需脫酸處理”。
記錄方式：電子登記表 + 紙質(zhì)簽收單，檢測報(bào)告（含專業(yè)儀器數(shù)據(jù)）作為附件。
（四）后期管理階段：修復(fù)與入庫登記
修復(fù)過程記錄
針對需修復(fù)的文獻(xiàn)，填寫《檔案文獻(xiàn)修復(fù)記錄表》，跟蹤修復(fù)全流程：
修復(fù)前狀態(tài)：附修復(fù)前照片，標(biāo)注修復(fù)點(diǎn)（如 “第 3 頁撕裂處，長度 5cm”）。
修復(fù)方案：修復(fù)方法（如 “手工托裱”“膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)存”）、使用材料（如 “無酸漿糊”“聚酯薄膜”）、修復(fù)責(zé)任人及時(shí)間。
修復(fù)后狀態(tài)：附修復(fù)后照片，說明修復(fù)效果（如 “撕裂處已粘合，平整度達(dá)標(biāo)”）。
記錄方式：電子修復(fù)檔案（關(guān)聯(lián)文獻(xiàn)編號）+ 紙質(zhì)修復(fù)單，修復(fù)前后對比照片歸檔。
入庫保管登記
文獻(xiàn)修復(fù)完成后，正式入庫時(shí)填寫《檔案文獻(xiàn)入庫單》：
編號：生成機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案號（如 “DA-2023-005-012”，DA 代表 “檔案”，2023 為入庫年份，005 為類別號，012 為順序號），替代臨時(shí)回收序號。
存放信息：庫房編號（如 “特藏庫 A 區(qū) 3 排 5 列 2 層”）、存放容器（如 “無酸檔案盒，編號 KH008”）、環(huán)境參數(shù)（如 “溫度 18℃，濕度 50%”）。
關(guān)聯(lián)記錄：標(biāo)注該文獻(xiàn)對應(yīng)的回收序號、修復(fù)記錄編號，實(shí)現(xiàn)全流程溯源。
記錄方式：電子檔案管理系統(tǒng)錄入 + 庫房實(shí)體標(biāo)簽（貼于檔案盒 / 柜）。
三、記錄管理要求
統(tǒng)一性：使用機(jī)構(gòu)統(tǒng)一制定的表格模板（含必填項(xiàng)、編碼規(guī)則），確保信息格式一致。
性：電子記錄加密存儲，紙質(zhì)記錄存入專用檔案柜，僅授權(quán)人員可查閱；涉及隱私或涉密的記錄（如個(gè)人書信回收）需標(biāo)注 “保密”，按密級管理。
可追溯性：所有記錄通過 “文獻(xiàn)編號” 關(guān)聯(lián)，形成從 “線索→回收→處理→入庫” 的完整鏈條，任意環(huán)節(jié)信息可通過編號快速調(diào)取。
性：電子記錄定期備份（異地備份防丟失），紙質(zhì)記錄采用無酸紙張打印，確保長期保存。
通過以上登記記錄，既能保障檔案文獻(xiàn)回收的合規(guī)性，也為后續(xù)的保護(hù)、研究、利用提供了可靠的基礎(chǔ)信息，是檔案文獻(xiàn) “有源可溯、有證可查” 的關(guān)鍵保障。
